Organizacja konferencji z Wolsztyna - agenda spięta jedną drogą

Pakiety konferencyjne

Pakiet dla firmy z Wolsztyn składamy z elementów, które faktycznie są potrzebne: sala, wyżywienie, obsługa techniczna, a w razie potrzeby nocleg i transfer. Zamiast sztywnego cennika ustalamy zakres po rozmowie o liczbie uczestników i charakterze spotkania, tak by nie płacić za rzeczy zbędne. Całość spisujemy przejrzyście przed potwierdzeniem. Pakiet składamy pod format: od zebrania działu po dwudniową konferencję z noclegami i wieczorną integracją.

Obsługa techniczna

W trakcie spotkania czuwa obsługa techniczna: pomoc przy podłączeniu sprzętu prelegentów, reakcja na bieżące potrzeby, dbałość o dźwięk i przebieg. Dla firmy z Wolsztyn oznacza to, że prowadzący skupiają się na treści, a nie na kablach i ustawieniach. Kwestie techniczne ustalamy przed spotkaniem, by w dniu konferencji wszystko było gotowe. Technik prowadzi próbę dzień wcześniej lub rano i zostaje na sali - prezentacje i mikrofony to jego zmartwienie, nie Wasze.

Lunch i kolacja

Lunch podajemy w formie serwowanej lub bufetu, zależnie od liczby uczestników z Wolsztyn i tempa programu. Przy spotkaniach dwudniowych dokładamy kolację, która często przechodzi w część integracyjną. Kuchnia jest na miejscu, więc posiłki są świeże i podane na czas, a diety oraz warianty wegetariańskie i bezglutenowe uwzględniamy bez dopłat organizacyjnych. Lunch dopasowujemy do przerwy i diet uczestników - serwowany albo bufet.

Przerwy kawowe

Przerwy kawowe serwujemy w rytmie sesji, tak by nie rozbijały programu: kawa, herbata, woda, przekąski słodkie i wytrawne, owoce. Dla grupy z Wolsztyn ustawiamy je w miejscu, które nie wymaga przechodzenia daleko od sali, żeby powrót do części merytorycznej był szybki. Skład i częstotliwość przerw dopasowujemy do długości spotkania. Kawa czeka na wyjściu z bloku - agendę serwisu układamy razem z harmonogramem prelekcji.

Faktura i rozliczenie

Całość pakietu - salę, wyżywienie, nocleg, obsługę, ewentualny transfer - rozliczamy jedną fakturą. Dla działu księgowego firmy z Wolsztyn to koniec zbierania rachunków od kilku dostawców: jeden kontakt, jedna umowa, jedno rozliczenie. Warunki i zakres potwierdzamy na piśmie przed spotkaniem, bez niespodzianek na końcu. Całość zamyka jedna faktura - a cykle szkoleń z Wolsztyna prowadzimy na stałych warunkach.

Nocleg uczestników

Przy programie dłuższym niż jeden dzień dokładamy nocleg w 24 pokojach nad salą. Uczestnicy z Wolsztyn śpią pod tym samym dachem, w którym odbywają się sesje, więc rano schodzą prosto na śniadanie i konferencję, bez transferów z zewnętrznego hotelu. Układ pokoi dobieramy do liczby osób i struktury grupy.

Integracja po części merytorycznej

Gdy sesje się kończą, zespół z Wolsztyn może zostać na integrację: kolacja, ogród, sauna, kort tenisowy albo wieczór przy grillu latem. Otoczenie parku krajobrazowego sprzyja nieformalnym rozmowom, które bywają najcenniejszą częścią wyjazdu. Program integracyjny układamy razem, jako naturalne przedłużenie części merytorycznej, w tym samym miejscu. Po sesjach zespół przechodzi do ogrodu na grill albo warsztaty kulinarne - bez logistyki przewozów.

Transfer grupowy

W razie potrzeby organizujemy transfer grupowy - autokar lub bus dowożący uczestników z Wolsztyn prosto pod salę i z powrotem. Wspólny dojazd upraszcza logistykę, sprawia, że grupa zaczyna i kończy razem, i eliminuje ryzyko, że część uczestników spóźni się na start. Transfer wpisujemy w pakiet i harmonogram dnia. Bus z Wolsztyna podstawiamy pod wskazany adres - pół godziny drogą 305 pod samo wejście.