Organizacja konferencji z Kościana - proces bez wyjazdów służbowych

Pakiety konferencyjne

Pakiet dla firmy z Kościan składamy z elementów, które faktycznie są potrzebne: sala, wyżywienie, obsługa techniczna, a w razie potrzeby nocleg i transfer. Zamiast sztywnego cennika ustalamy zakres po rozmowie o liczbie uczestników i charakterze spotkania, tak by nie płacić za rzeczy zbędne. Całość spisujemy przejrzyście przed potwierdzeniem. Pakiet składamy pod format: zebranie kwartalne, szkolenie z warsztatami albo konferencja z gośćmi zewnętrznymi - każdy wariant z inną agendą serwisu.

Transfer grupowy

W razie potrzeby organizujemy transfer grupowy - autokar lub bus dowożący uczestników z Kościan prosto pod salę i z powrotem. Wspólny dojazd upraszcza logistykę, sprawia, że grupa zaczyna i kończy razem, i eliminuje ryzyko, że część uczestników spóźni się na start. Transfer wpisujemy w pakiet i harmonogram dnia. Bus z Kościana dla uczestników bez aut robi kurs w pół godziny - podstawiamy go pod wskazany adres zbiórki.

Przerwy kawowe

Przerwy kawowe serwujemy w rytmie sesji, tak by nie rozbijały programu: kawa, herbata, woda, przekąski słodkie i wytrawne, owoce. Dla grupy z Kościan ustawiamy je w miejscu, które nie wymaga przechodzenia daleko od sali, żeby powrót do części merytorycznej był szybki. Skład i częstotliwość przerw dopasowujemy do długości spotkania. Przerwy planujemy z agendą w ręku - kawa czeka gotowa na wyjściu z sali, nie odwrotnie.

Lunch i kolacja

Lunch podajemy w formie serwowanej lub bufetu, zależnie od liczby uczestników z Kościan i tempa programu. Przy spotkaniach dwudniowych dokładamy kolację, która często przechodzi w część integracyjną. Kuchnia jest na miejscu, więc posiłki są świeże i podane na czas, a diety oraz warianty wegetariańskie i bezglutenowe uwzględniamy bez dopłat organizacyjnych. Lunch dopasowujemy do przerwy: serwowany przy stole, gdy czas jest sztywny, bufet - gdy bloki się przesuwają.

Nocleg uczestników

Przy programie dłuższym niż jeden dzień dokładamy nocleg w 24 pokojach nad salą. Uczestnicy z Kościan śpią pod tym samym dachem, w którym odbywają się sesje, więc rano schodzą prosto na śniadanie i konferencję, bez transferów z zewnętrznego hotelu. Układ pokoi dobieramy do liczby osób i struktury grupy.

Integracja po części merytorycznej

Gdy sesje się kończą, zespół z Kościan może zostać na integrację: kolacja, ogród, sauna, kort tenisowy albo wieczór przy grillu latem. Otoczenie parku krajobrazowego sprzyja nieformalnym rozmowom, które bywają najcenniejszą częścią wyjazdu. Program integracyjny układamy razem, jako naturalne przedłużenie części merytorycznej, w tym samym miejscu. Po sesjach ogród przejmuje integrację - grill albo warsztaty kulinarne - bez przewożenia zespołu.

Obsługa techniczna

W trakcie spotkania czuwa obsługa techniczna: pomoc przy podłączeniu sprzętu prelegentów, reakcja na bieżące potrzeby, dbałość o dźwięk i przebieg. Dla firmy z Kościan oznacza to, że prowadzący skupiają się na treści, a nie na kablach i ustawieniach. Kwestie techniczne ustalamy przed spotkaniem, by w dniu konferencji wszystko było gotowe. Obsługa techniczna zna salę na pamięć - podłączenie prezentacji czy przepięcie mikrofonów trwa sekundy, nie kwadranse.

Faktura i rozliczenie

Całość pakietu - salę, wyżywienie, nocleg, obsługę, ewentualny transfer - rozliczamy jedną fakturą. Dla działu księgowego firmy z Kościan to koniec zbierania rachunków od kilku dostawców: jeden kontakt, jedna umowa, jedno rozliczenie. Warunki i zakres potwierdzamy na piśmie przed spotkaniem, bez niespodzianek na końcu. Jedna faktura zamyka całość - a przy cyklach szkoleń z Kościana utrzymujemy stałe warunki na wszystkie terminy.